Vlaams handboek voor festivalorganisatoren
Ivan Saerens, ervaringsdeskundige van de Gentse Feesten, heeft een handboek samengesteld. Voor festivals. ,,Wie zich aan een festival waagt, beseft niet hoeveel erbij komt kijken.'', zegt hij in het Vlaams Dagblad De Standaard. ,,Waar je allemaal mee te maken krijgt: artiesten, infrastructuur, catering, politie, brandweer, milieureglementering, verzekering, Sabam... Wie eraan begint, beseft niet hoe ingewikkeld het allemaal is. Er bestaan erkenningen en opleidingen voor minder complexe bezigheden,'' aldus Saerens.
Als liefhebber stond hij vier jaar geleden, aan de wieg van de vzw Onder de Draak die tijdens de Gentse Feesten aan Sint-Baafs concerten organiseert. ,,Tot mijn verbazing stelde ik vast dat er, ondanks de weelde aan festiviteiten in dit land, geen fatsoenlijke handleidingen bestonden voor de organisatoren, geen opleiding, geen informatiecentra, geen studiedagen".
Het ,,Handboek Manifestaties en Evenementen'' van Saerens valt uiteen in twee delen. Het eerste behandelt veiligheid, het tweede organisatie en structuur. Het is een losbladig werk dat steeds geactualiseerd kan worden. Er zijn 26 hoofdstukken gepland. De eerste vier over veiligheid rolden net van de persen.
Saerens heeft als initiatiefnemer van het handboek ook anderen geïnviteerd eraan mee te werken. Hij engageerde auteurs met faam: mensen die verantwoordelijkheid droegen bij Euro 2000, Marktrock, Werchter, Gentse Feesten.
Twaalf tips
Ivan Saerens stelde een lijstje op van dingen waar een aspirant-organisator zeker op moet letten:
1. Maak vooraf een veiligheidsplan op zodat je niet moet improviseren.
2. Let erop dat de evacuatieroutes en nooduitgangen goed geregeld zijn.
3. Doe tijdig een aanvraag bij Sabam.
4. Vergeet niet de juiste verzekering af te sluiten. Informeer je terdege over aansprakelijkheid.
5. Voor buitenlandse artiesten moet je bedrijfsvoorheffing betalen.
6. Maak genoeg reclame.
7. Let op de medische en sanitaire behoeften.
8. Vraag een geluidsvergunning aan bij de dienst Leefmilieu van je stad of gemeente. De normen niet naleven wordt steeds vaker geverbaliseerd.
9. Overleg met buurtbewoners om klachten te voorkomen.
10. Met een goede voorbereiding en planning (ook financieel) sta je niet voor verrassingen.
11. Onderschat de effecten van roesmiddelen niet.
12. Denk eraan dat het slecht weer kan zijn.
Handboek Manifestaties en Evenementen, Ivan Saerens (ed.), Uitgeverij Politeia, Prijs: 69 euro, 59 euro voor leden van de VVSG. Aanvullingen 0,42 euro per bladzijde. Zie ook www.politeia.be.